Moderation von Online Treffen und Seminaren / von Gastivists

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Wie wir mehr R2-D2 sein können und weniger Black Mirro

Jetzt wo mehr und mehr Treffen online stattfinden wollen wir ein paar Tipps und Werkzeuge mit euch teilen, die die Umstellung erleichtern besonders für Gruppen, die Offline-Treffen gewohnt sind.

Wir (die Gastivists) sind eines von vielen Kollektiven, die sich regelmäßig online organisieren und wollen jetzt teilen, was wir gelernt haben. Bitte ergänze deine Vorschläge, so können wir unser kollektives Wissen sammeln (bearbeite das Dokument direkt und ein Adminstrator wird die Änderungen später bestätigen).

Klick die folgenden Links oder scroll runter für Tipps zu …

1. Plattformen

  •  BigBlueButton
    • Ist ein Open Source Webkonferenzsystem, das bis zu 50 Leuten stabil laufen kann. Es kann auf einem eigenen Server gehostet werden, was die Sicherheit der Daten verbessert. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (SRTP).
    • Funktionen: Audio, Video, Screensharing, Moderationsrechte weitergeben, Breakout-rooms, geteiltes Whiteboard, gemeinsame Notizen, Chat, Melde-Funktion usw.
    • Entweder setzt du BigBlueButton auf deinem eigenen Server auf oder du nutzt einen der öffentlich zugänglichen BBB Server auf dieser Liste: https://pads.ccc.de/bbbliste . Wie sicher deine Konferenz ist, hängt davon ab, wie sehr du dem Server/den Betreibern vertraust. Registriere dich auf dem Server und schon kannst du eine Videokonferenz erstellen und andere Teilnehmer_innen einladen.
  • Zoom:
    • Scheint am verlässlichsten zu sein für große Online Treffen und Webinare. Die kostenlose (Basic) Version erlaubt max. 40 Minuten und maximal 100 Teilnehmer_innen – es ist nicht so schlimm alle 40 Minuten einen neuen Zoom Anruf zu starten (das kann auch eine gute Ausrede für eine Kaffeepause sein :-).
      Du kannst Zoom herunterladen um es zu benutzen (das ist ziemlich schnell und einfach) , aber du kannst es auch ohne Download in deinem Browser benutzen.
      Klicke einfach oben rechts auf “host a meeting” und teile die Webadresse des Treffens mit allen Teilnehmenden. https://zoom.us/
    • “Zoom pro” kostet 12€/ Monat, hat unbegrenzte Zeit, max 100 Nutzer_innen (mehr kosten Extra) und ein paar andere praktische Features, z.B. kann der Host/Moderator_in alle Teilnehmenden stumm stellen (kann bei vielen Teilnehmenden wegen den störenden Hintergrundgeräuschen sinnvoll sein). Details gibt’s hier: https://zoom.us/pricing
    • Du kannst einem Zoom Meeting per Telefon beitreten. Wir empfehlen Moderator_innen diese Option freizuschalten. Eine Anleitung findest du hier. Hinweise zum Moderieren mit Telefon-Teilnehmer_innen findest du unten. Diese Option stellt sicher, dass dein Treffen zugänglich ist für Leute, die kein Zugang zu Laptop, Smartphone oder stabilem WLAN haben.
    • Wenn du höhere Sicherheitsbedürfnisse hast, ist Verschlüsselung auch möglich. Du musst es in den Einstellungen anschalten und die Audio Call-in Funktion ausschalten (sie würde sonst unbekannten Telefonnummern erlauben dem Anruf beizutreten).
    • Du kannst “Break-out”-Räume mit Zoom erstellen, um separate Diskussionsgruppen als Teil eines Meetings oder einer Online-Schulung zu haben. Der Gastgeber kann dann Personen verschiedenen Räumen zuweisen und alle wieder zusammenbringen. Lies hier die Anweisungen zum Erstellen von Breakout-Räumen bei Zoom.
  • Jitsi:
    • Jitsi ist eine verschlüsselte Online Konferenz Software (sicherer als das unverschlüsselte Zoom). Es ist sehr schnell und einfach einen Anruf einzurichten. Denk dran, es kann unzuverlässig sein wenn viele Leute (10+) an der Konferenz teilnehmen oder wenn das Signal nicht stabil ist. Hier ist der Link: https://jitsi.org/jitsi-meet/
    • (Du musst Jitsi nicht herunterladen, aber wenn du per Telefon teilnehmen möchtest musst du das Programm runterladen, was eine Weile dauern kann.)
    • Klicke auf “Start a Call” in der oberen rechten Ecke, tippe den Namen deiner Konferenz ein und klicke “go”. In der unteren rechten Ecke siehst du einen Button, um die URL der Konferenz zu kopieren, um sie anderen zu schicken. Du kannst auch die Einwahl-Telefonnummer kopieren, für Leute ohne Internet. Für etwas mehr Sicherheit kannst du ein Passwort hinzufügen, das bei Betreten der Konferenz eingegeben werden muss.
    • Über das “information” Icon in der unteren rechten Ecke findest du diese Informationen wieder.
    • Das Chat-Fesnter ist in der unteren linken Ecke – ihr könnt dies nutzen um euch Nachrichten zu schreiben.
    • Jitsi funktioniert mit dem Chrome Browser am besten.
  • Talky.io ist eine weitere kostenlose verschlüsselte Option. Wir empfehlen Teams, die kostenlose Programme nutzen, diese eine Stunde vorher zu testen, da sie instabil sein können, je nachdem wieviele Leute teilnehmen und wieviel Bandbreite zur Verfügung steht.
  • Skype ist zuverlässig und nutzer_innen-freundlich, aber besser geeignet für kleinere Teams, in denen du mehr oder weniger weißt wer beim Treffen dabei sein wird. Jede Person braucht einen eigenen Account und muss die anderen als Kontakte speichern.Es gibt bei Skype auch einen Gruppen-Videochat, der über einen Einladungslink erreichbar ist. Bildschirmfreigabe ist dort auch möglich.
  • Mozilla Hubs: Online virtueller Konferenzraum.
    • Vorteile: kostenlos, nichts runterladen – läuft im Browser, 3D Raum Gefühl, Spaß!
    • Nachteile: ein bisschen überladen/ kompliziert (kann ablenken), braucht viel Bandbreite, Video kann instabil sein.

 

2. Logistik und Verbindung

  • Teste deine Online Plattfomm bevor du sie brauchst und schicke den Teilnehmenden im Voraus eine Anleitung (z.B. wenn sie ein Programm/Browser runterladen müssen).
  • Wenn es viele Teilnehmende gibt, können viel Hintergrundgeräusche entstehen. Frag daher die Leute, sich selbst “Stumm”(Mute) zu schalten. Bei sehr vielen Teilnehmenden kann mensch sich nicht immer darauf verlassen – bei Jitsi und Zoom (Pro Account) kann der_die Moderator_in alle stumm schalten (mute all), z.B. für eine Präsentation in einem Onlinetreffen.
  • Verbindung – Es ist ein Privileg Zugang zu einem guten Internetsignal zu haben, aber wir können einiges tun um Menschen mit instabilem oder keinem Internetzugang die Beteiligung zu erleichtern:
    • Nutzt die Telefon-Option bei Zoom und Jitsi, so dass Menschen ohne zuverlässiges Internet sich per Telefon einwählen können (Moderationstipps unten).
    • Mit einem Internetkabel ist die Verbindung stabiler als über WLAN.
    • Schließe andere Programme auf deinem Computer (und Tabs in deinem Browser) um das Signal zu verbessern.
    • Schalte deine Kamera aus und frage auch andere, ob sie ihre Kamera ausschalten, um das Signal zu verbessern. Wenn du als Teilnehmende oder als Moderator_in siehst, dass jemand Probleme mit einem schlechten Signal hat, kannst vorschlagen, dass alle ihre Kameras ausschalten.
  • Wann treffen wir uns?
    • Benutze Doodle.com um einen gemeinsamen Termin zu finden. Wähle “+ Create Doodle” oben rechts. Achte auf die Zeitzonen Option und füge die “Maybe” (vielleicht) Option hinzu, wenn du möchtest. Setze eine Deadline und lasse dabei genug Zeit für die Leuten zum Antworten und für dich um das Ergebnis zu checken und rechtzeitig vor dem Treffen bekannt zu geben.
    • Eine Alternatvie für die Terminfindung ist When2Meet, bei dem du klicken und ziehen kannst, um deine Verfügbarkeit anzuzeigen. Das ist hilfreich, wenn es viele verschiedene Varianten bei der Uhrzeit gibt.
    • Eine andere Alternative ist framadate.org, ein Framasoft Projekt (sie haben auch andere interessante Werkzeuge, wie framapad, als Alternative zu Google Docs).
    • Dudle ist ein Opensource Version, programmiert von Studenten. Dabei kann jede_r die Spalten verändern, auch nachdem die Umrage bereits gestartet ist.

 

3. Moderationsmethoden

  • Du kannst den Chat benutzen um Zustimmung, Ablehnung und Wortmeldungen anzuzeigen. Erkläre am Anfang des Online Treffens, wie der Chat geöffnet wird und welche Zeichen ihr benutzt z.B. :
    • Ich stimme zu: +++
    • Ich lehne das ab: —
    • Ich möchte etwas sagen: *
    • Ich habe eine direkte Wortmeldung: d* (das heißt, du überspringst die Redeliste, so dass du direkt auf deine Vorredner_in antworten kannst. So können wir Gespräche beenden bevor wir zu einem neuen Punkt kommen).
  • Der_die Moderator_in kann diese Zeichen auch benutzen um ein Stimmungsbild (temperature check) zu machen (die Gruppenstimmung zu einem Thema oder Vorschlag schnell einzuschätzen) und um Wortmeldungen zu sammeln.
  • Zoom und Jitsi haben beide eine “Hand heben” (raise hand) Funktion, aber erfahrungsgemäß ist es damit schwieriger den Überblick über die Meldungen zu behalten. Egal welche Option du wählst, erkläre sie am Beginn des Treffens.
  • Versucht euch anzugewöhnen, nach eurem Wortbeitrag an die nächste Person zu übergeben, die sich gemeldet hat. Wenn ihr eine Runde (go round) macht, nennt am Ende eures Beitrages die nächste Person, die dran ist. So muss die_der Moderator_in nicht zwischen jedem Wortbeitrag vermitteln und stumm/ laut schalten.
  • Wenn einige Menschen per Telefon dabei sind, versucht einen Prozess zu erarbeiten, der ihre volle Beteiligung ermöglicht. Telefon und Laptop Kommunikation gleichzeitig kann herausfordernd sein, also nutzt wenn möglich Laptops. Es ist trotzdem gut die Telefonoption zu haben für die, die keine andere Wahl haben. Du kannst ihre Beteiligung unterstützen durch:
    • Dinge aus dem Chat vorlesen, da Menschen am Telefon sie nicht sehen können.
    • Regelmäßig während des Treffens bei ihnen nachfragen: “Hey XY ist per Telefon dabei. Gibt es etwas das du zu diesem Punkt beitragen möchtest?” (da sie ihre Wortmeldung nicht über den Chat anzeigen können).

 

4. Interaktive Onlinekommunikation

  • Wenn wir alle in einem Onlinetreffen sind verlieren wir viel der non-verbalen Kommunikation, die wir gewohnt sind und durch die wir ein Gefühl für die Stimmung einer Gruppe bekommen z.B. wenn alle zusammen auf ein Flipchart schauen. Es kann gut sein verschiedene Wege zu finden, um miteinander zu interagieren z.B. …
  • Ihr könnt ein geteiltes Online Dokument nutzen um die Notizen im Protokoll zu verfolgen (legt am Anfang des Treffens eine_n Protokollant_in) fest. Dadurch können Teilnehmende den Notizen folgen auch wenn ihr Internetsignal instabil ist. Jede_r kann korrigieren und Notizen in Echtzeit ergänzen.
    • Ihr könnt ein verschlüsseltes riseup pad nutzen (gib deinem Dokument einfach einen Namen und entscheide wie lange es online bleiben soll, erstelle einen Link)
    • Cryptopad ist auch eine gute Option mit einem “Blatt” (sheet), Präsentation und anderen Funktionen – schau in die FAQ am Ende der Seite im Link für mehr Informationen
    • http://framapad.org ist auch gut um zusammen Notizen zu erstellen. Wenn du angemeldet bist, kannst du deinen Namen in die Box oben rechts schreiben. Du bekommst eine Farbe zugewiesen, so weiß jed_r wer was geschrieben hat.
    • google document (erstelle ein Dokument und klicke “sharing settings” oben rechts um Schreibrechte zu vergeben und den Link zu teilen) – es ist nutzerfreundlich, aber nicht sicher!
  • Ihr könnt es nutzen um zusammen zu brainstormen und zu priorisieren. Nehmt euch etwas Zeit um zusammen eine Liste zu machen, zu der jede_r etwas hinzufügen kann (alle können selbst in das Dokument schreiben). Wenn es viele Optionen/ Vorschläge gibt, könnt ihr diese so leicht in einer Liste sammeln. Der_die Moderator_in kann dann vorschlagen, dass alle drei + (oder mehr/ weniger) haben, die sie auf die Vorschläge verteilen, um ihre Präferenzen anzuzeigen. Dies kann Prozesse online beschleunigen und Platz für Interaktion schaffen.
  • Ihr könnt ‘online post-its’ nutzen – Schau dir dieses Beispiel an, in dem viele Vorschläge in einer geteilten (google) Präsentation/ Folie gesammelt wurden. Außerdem ist dort ein Haufen Herzchen und Sterne. Leute können sie als Post-its nutzen und jede_r ein oder zwei von ihnen auf ihren favorisierten Vorschlag ziehen um Präferenzen anzuzeigen oder zu zeigen für welchen Vorschlag sie Kapazitäten haben (oder andere Aussagen).
  • Genauso könnt ihr eine Aufstellung (spectrum line) online machen, bei der Leute post-its auf einer Skala verschieben um ihre Position zu einem Thema anzuzeigen (z.B. links= Zustimmung, rechts = Ablehnung) – schaut euch das Beispiel an.
  • Ihr könnt auch einen kollektiven Zeitstrahl zusammen in einem geteilten Onlinedokument erstellen.
  • Bei Zoom könnt ihr Kleingruppen / Pausen (’break out’) Räume erstellen um getrennte Kleingruppen/ Diskussionsgruppen als einen Teil des Onlinetreffens oder Trainings zu machen. Leute können selbst auswählen, in welchen Online “Raum” sie gehen wollen und können zurück in den Haupt”raum” gehen. Schau dir dafür die Anleitng an, wie man breakout spaces in zoom erstellt.
  • Jetzt könnt es eine gute Gelegenheit sein einen slack workspace für deine Gruppe zu eröffnen! Slack ist eine Online-Organisations Plattform, bei der du Kanäle (channels) erstellen kannst um verschiedene Projekte/ Stränge deiner Arbeit zu diskutieren, aber auch Gruppen- und Einzeldiskussionen starten kannst. Die Basisversion ist kostenlos. Es ist ziemlich intuitiv und einfach zu nutzen – mit vielen Emojis, verschiedenen Optionen um auf Posts zu reagieren. Und du kannst zusätzliche Kanäle eröffnen, um zu schauen wie es Leuten geht, Kochrezepte zu teilen oder einen Online Buchklub zu starten! https://slack.com/intl/en-nl/

 

5. Bleib menschlich!

  • Bei einem Onlinemeeting fehlen die entspannten Unterhaltungen, wenn Leute reinkommen oder in der Pause zusammen rumhängen etc. Deswegen empfehlen wir euch eine nette Willkommensrunde zu machen. Vielleicht kann jede Person etwas von ihrem Tag erzählen oder so etwas. Wenn wir solche sozialen Interaktion vergessen und uns online organisieren kann es sonst schnell etwas unmenschlich oder kalt werden!
  • Macht Pausen! Mehr als 2 Stunden ohne Pause sind problematisch. Es kann schon sehr hilfreich sein nach etwa einer Stunde 5 min Pause zu machen um sich zu erfrischen (vermerkt die Pausen auch auf dem Online Ablaufplan/ TOP Liste)
  • Es kann sehr leicht sein, geistig abzuschalten, wenn du online bist ohne auf etwas gemeinsames zu schauen – deswegen sind geteilte Notizen oder Bilder (Moderator_in oder Referent_in können ihren Bildschirm freigeben oder teilen) sehr wichtig für ein Online Training.
  • Denk dran, dass wir viel nonverbale Hinweise, wie Körpersprache nicht sehen, wenn wir uns online organisieren. Daher achte darauf deine Meinung oder Gefühle zu erklären und frag nach, bevor du Schlüsse ziehst.

6. Von Zuhause arbeiten

Viele Leute haben lange von zu Hause aus gearbeitet und organisiert, aus verschiedensten Gründen. Ob wegen ihrer Gesundheit, der Zugänglichkeit von Treffen, der Organisationsweise ihres Kollektives usw. . Die meisten von uns Gastivists haben seit einer Weile von zuhause gearbeite und haben uns durch die Herausforderungen des “Homeoffice” durchgekämpft. Hier sind einige unserer Top Tips…

  • Steh auf, mach dich frisch, zieh dich an!
    Wenn du von zuhause arbeitest ist die Verlockung einfach den ganzen Tag im Pyjama rumzuhängen sehr…naja, verführerisch. Aber das Ding mit dem Komfort deines Pyjamas ist, dass er nach einer Zeit die Norm wird und den gemütlich beruhigenden Charakter verliert. Bei deiner Morgen Routine mit Anziehen, Zähne putzen usw. zu bleiben hilft dir, in die Stimmung für deinen Arbeitstag zu kommen. Es hilft dir auch, deine Arbeit von deinem persönlichen Bereich zu trennen, was sehr schwierig sein kann, wenn beides an einem einzigen physischen Ort verschmilzt.
  • Nicht im Bett/ Schlafzimmer arbeiten (wenn möglich)
    Aus dem selben Grund solltest du vermeiden in deinem Bett oder Schlafzimmer zu arbeiten, wenn du die Möglichkeit hast in einem anderen Raum zu arbeiten. Dein Bett/ Schlafzimmer ist dein ultimativ persönlicher Raum, dein Zufluchtsort, und es ist kein Ort für Emails und Dokumente!
  • Richtige regelmäßige Mahlzeiten
    Ja, eine der besten Sachen am Homeoffice ist der ständig garantierte Zugang zu deiner ganzen Küche. Super. Aber – natürlich gibt es ein Aber – das sollte nicht heißen, dass ständige Snacks deine richtigen regelmäßigen gesunden Mahlzeiten ersetzen. Achte darauf dich selbst gut zu ernähren, zu regelmäßigen Zeiten und klappe deinen Laptop beim Essen zu!
  • Denk dran, es gibt Leute außerhalb deine Bildschirms
    Von zuhause zu arbeiten kann sich sehr isoliert anfühlen. Achte darauf mindestens einmal am Tag eine “echte” nicht-getippte sondern gesprochene Unterhaltung zu haben, auch wenn es nur am Telefon ist. Nimm dein Telefon in der Pause oder am Ende deines Tages und check wie es deinen Kolleg_innen, deinen Genoss_innen, deinen Freund_innen, deiner Familie geht. (Deine Oma wird entzückt sein, mal wieder von dir zu hören.)
  • Beweg dich und geh an die frische Luft
    Ja, wir sind ans Haus gefesselt… Mach eine Pause, atme etwas frische Luft (auch wenn es nur an deiner Haustür, Fenster oder Balkon ist), tanz ein bisschen in deinem Wohnzimmer, wenn das geht!
  • Klarer Anfang, klares Ende, klare Grenzen
    Eine der größten Herausforderungen wenn du von zu Hause arbeitets ist wie einfach und schnell deine Arbeit sich in deinen persönlichen Bereich einschleicht. Achte darauf räumlich und zeitlich klare Genzen zwischen deiner Arbeit und deinem Leben zu ziehen – leg dir eine Start und Endzeit für den Tag fest. Leg außerhalb dieser Zeiten deinen Laptop weg. Wenn es dir schwer fällt deinen Raum abzugrenzen, wie z.B. nicht im Schlafzimmer zu arbeiten, kannst du auch auf verschiedenen Stühlen an deinem Tisch sitzen, je nachdem ob du arbeitest oder nicht.
  • Dokumentiere deine Arbeitszeit

Wenn du gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeitest und zuhause nicht wirklich in eine Arbeitsroutine kommst, kann es Sinn machen deine Arbeitsstunden zu dokumentieren. Gleeo Time tracker ist eine App, bei der du nur einen Button drücken musst wenn du anfängst und aufhörst. Damit kannst du Arbeitsstunden für verschiedene Projekte dokumentieren: https://www.gleeo.com/index.php/en/

 

7. Mehr zum Lesen

Viel Glück da draußen!

Habt ihr Vorschläge/ Fragen, dann ergänzt sie gerne in diesem Dokument oder per Mail an: hello@gastivists.org
Übersetzt und minimal ergänzt durch Koko (www.kommunikationskollektiv.org)